Waarom uw beleidsdocumenten in Markdown schrijven?

Wat Markdown is

Een tekstbestand, met een handvol afspraken voor de structuur: een hekje voor een kop, een streepje voor een lijstitem, sterretjes voor vet, haakjes voor een link. Het bestand eindigt op .md. Onbewerkt leest het als een nette e-mail. Weergegeven is het een webpagina met koppen, lijsten, links en tabellen.

## Bewaartermijnen

We bewaren toegangslogs **6 maanden**.

- Supporttickets: 2 jaar
- Facturen: 7 jaar

Zie de [lijst van subverwerkers](/subprocessors).

Vijf redenen

Geen ervan is een kwestie van smaak. Elke reden is iets wat een pdf u niet kan geven.

1. 1

   U ziet wat er veranderd is

   Twee versies van een tekstbestand zijn regel voor regel te vergelijken. In Squaretrust zet u versie 3 naast versie 4 en ziet u de zin die verdween en de zin die ervoor in de plaats kwam. Twee pdf’s naast elkaar zijn twee afbeeldingen: u leest ze allebei en hoopt er het beste van.

2. 2

   Het is wat uw assistent al schrijft

   Vraag ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot om een ontwerp van een beleid en het antwoord komt in Markdown: koppen, lijsten, vet. Google zegt het zo: Markdown wordt “veel gebruikt door grote taalmodellen om gestructureerde inhoud, zoals tabellen, koppen en opsommingen, te bewaren”. Wat u uit de assistent plakt, is al het bestand.

3. 3

   Het leest als een pagina, niet als een bijlage

   Uw trust center geeft Markdown weer als een webpagina: echte koppen, links die openen, tekst die zich aanpast aan een telefoonscherm. Een pdf op een telefoon is zoomen en slepen.

4. 4

   Het gaat over twintig jaar nog open

   Platte tekst heeft geen software, geen licentie en geen lettertype nodig. Het opent in elke editor, op elk systeem, het is klein, u kunt erin zoeken, en niets erin kan vervallen. Een document dat u misschien nog moet voorleggen voor een contract van jaren geleden mag niet afhangen van het voortbestaan van een bestandsformaat.

5. 5

   Uw team kan het in Google Docs bewerken

   Sinds 5 oktober 2026 opent, bewerkt en deelt Google Docs een .md-bestand zoals het is, met opmerkingen en gelijktijdig bewerken, en toont Drive het weergegeven. Niemand hoeft de syntaxis met de hand te schrijven of iets om te zetten. Het enige bezwaar tegen Markdown in een klein bedrijf, “wij werken in Docs”, is weg.

Wat Google in oktober 2026 veranderde

Tot dan moest een Markdown-bestand in Docs worden geïmporteerd, wat, in de woorden van Google, “vaak de opmaak wijzigde, opmerkingen verwijderde en bestanden fragmenteerde”. De aankondiging van 5 oktober 2026 verandert drie dingen:

• Docs opent, bewerkt en deelt .md- en .markdown-bestanden zonder het bestandstype te wijzigen. Opmerkingen en gelijktijdig bewerken werken zoals in elk Doc.
• Drive toont een weergegeven voorbeeld van het bestand, met klikbare links en opgemaakte tabellen.
• Geen instelling om in te schakelen, niet voor beheerders en niet voor gebruikers. Alle Google Workspace-klanten en persoonlijke accounts, geleidelijk uitgerold over ten hoogste vijftien dagen vanaf 5 oktober 2026.

Docs exporteert elk document al sinds juli 2024 als Markdown (Bestand › Downloaden). Samen maken de twee van Docs een Markdown-editor voor een team dat de syntaxis nooit wil zien.

Wanneer pdf de juiste keuze blijft

Een document dat iemand anders heeft opgesteld en ondertekend, blijft zoals die het heeft opgesteld: een ISO-certificaat, een SOC 2-rapport, een rapport van een penetratietest, een ondertekend contract. Het omzetten zou het tot het uwe maken, en zijn waarde zit er juist in dat het dat niet is. Vuistregel: u schreef het, Markdown; iemand anders ondertekende het, pdf. Squaretrust neemt beide aan en bewaart elke versie van beide.

Aan de slag

Drie stappen, geen nieuwe tool.

1. 1

   Maak van uw huidige beleid een tekstbestand

   Open het in Google Docs en download het als Markdown (Bestand › Downloaden). Of geef het aan uw assistent met de vraag om een getrouwe omzetting, en lees het resultaat na: een omzetting mag geen enkele zin herformuleren.

2. 2

   Controleer de vijf dingen die de structuur dragen

   Koppen, lijsten, vet, links, en tabellen als u die hebt. Als die het overleefd hebben, is het bestand goed. Briefhoofd, kolommen en paginanummers overleven het niet, en dat hoeft ook niet: het trust center zorgt voor de opmaak van het document.

3. 3

   Upload het, en blijf het als tekst bewerken

   Publiceer het .md-bestand op uw trust center. Bij de volgende wijziging van het beleid bewerkt u het bestand, publiceert u de nieuwe versie en vergelijkt u die met de vorige voordat u het aan iemand meldt.